سيستم جديد ERP  مدل ابري به شركتها كمك مي كند تا دست به خلق تغييراتي ديجيتالي بزنند و فرصتهايي جديد را مهيا سازند. اما در ابتداي امر، اين شما هستيد كه خواهان چالش هايي در اجرا مي باشيد. با ما همراه باشيد...

استقرار نرم افزارهای ERP همیشه چالش برانگیز بوده است. حال، با وجود شیوع کووید 19 و بحران اقتصادی حاصل از این شیوع، پیاده سازی این نرم افزار بیش از پیش ریسک پذیر شده است.

 

erp

 

همگام با پیشرفت رهبران فناوری اطلاعات و مدیران ارشد اطلاعاتی، در اجرای ERP، شما نیز لازم است تا از چگونگی اثرگذاری این چالش ها بر روی پروژه تان اطلاع حاصل نمایید. در این مقاله، 10 مورد از چالش های بالقوه استقرار ERP و استراتژی های فائق آمدن بر این چالشها، ارایه گردیده اند.

 

 

1- مقاومت

 

 

سهامداران با قرار گرفتن در شرایط خاص شیوع کووید 19، احتمالاً تمایلی به پیشرفت همگام با اجرای ERP ندارند. عدم ثبات اقتصادی و نگرانی های حاصل از کووید 19 رشدی فزاینده داشته است و بیشتر شرکت ها همچنان فرآیند کاری خود را بر اساس دورکاری کارکنان تنظیم کرده اند.

 

بمنظور کاستن از مقاومت شرکتها در این زمینه، لازم است که قابلیت های پروژه ی ERP از قبیل صرفه جویی در هزینه های شرکت، قرار گرفتن سازمان در جایی که منجر به افزایش سودآوری شود و یا هر دو مورد، ارائه شود. تمام مراحلی که به منظور کاهش این مخاطرات توسط پروژه طی می گردند، باید برجسته شوند. با فروشندگانتان به منظورگرفتن تخفیفات بیشتر که باعث می گردد پروژه تان در این لحظات طاقت فرسا مقرون به صرفه تر بنظر برسد، همکاری لازم را داشته باشید. در پایان، هدفتان از به اشتراک گذاشتن این موارد، اثبات این نکته باشد که با وجودی که دورکاری کارکنان مبحثی جدید در این روزها قلمداد می گردد ولی انجام کارها از راه دور، اتفاق جدیدی بشمار نمی رود. به کارکنانتان توضیح دهید که قادر هستید بسیاری از بحران های موجود در شرایط فعلی را با بکارگیری ابزارها و استراتژی هایی الهام گرفته از تجربیات گذشته، از میان بردارید.

 

 

2- مشغله های فکری کارکنان بنا به دلایل شخصی

 

 

بدنبال تعطیلی مدارس و مراقبت های روزانه، مشغله های شخصی اکثر کارکنان در این روزها نگهداری از فرزندانشان به همراه رسیدگی به تکالیف مدرسه و مراقبت از کودکان می باشد. علاوه بر اینها، شاید لازم باشد تا کارکنان مراقبت های بیشتری را به افراد مسن خانواده اختصاص دهند. این مبحث واقعیتی می باشد که برای بسیاری از افراد خارج از کنترل است. بهتر است که با کارکنان تعامل کاری داشته باشید تا چالش هایشان را دریابید و انتخابهایی را در نظر بگیرید که به کارکنان اجازه ی ادامه ی همکاری با پروژه در این روزهای سخت را بدهد. بعنوان مثال، به کارکنان اجازه دهید که در طول روز، در ساعاتی متفاوت به فعالیتشان بپردازند، همانند آغاز فعالیت در هنگام صبح  و یا فعالیت در هنگام عصر و یا در آخر هفته ها. همچنین می توانید از کلیه ی کارکنان بخواهید که برای ساعاتی مشخص در طول روز، در دسترس باشند و با این حساب، آنها می توانند فعالیت های مربوط به منزل خود را مطابق با آن زمان برنامه ریزی نمایند. اکثر مواقع انجام جلسات در دقایق پایانی روز ایده ی مناسبی تلقی نمی گردد، چرا که در آن لحظات کارکنان در حال رسیدگی به امور فرزندان و خانواده ی خود می باشند.

 

 

 

 

3- امنیت داده

 

 

اجرای موفقیت آمیز ERP مدل ابری تا حد زیادی به میزان برقراری امنیت، بستگی داشته و کسب این مزیت در شرایط فعلی می تواند دشوار بنظر برسد. با بالا رفتن تعداد کارکنان دورکار، مشاهده اطلاعات محرمانه توسط افرادی غیر از کارمندان، ریسک بالایی به حساب می آید. بسیاری از کارکنان احتمالاً فضایی مشترک را با سایر افراد حاضر در خانه برای پرداختن به امور کاریشان اختصاص می دهند. آنها احتمالا از یک کامپیوتر مشترک با سایر اعضای خانواده استفاده می کنند یا از تجهیزات کامپیوتری ناامن همانند Wi-Fi استفاده می کنند که دارای رمز عبور امن نمی باشد و یا از کامپیوتری استفاده می کنند که آنتی ویروس بر روی آن نصب نشده است.

 

از آنجایی که شاید نتوانید دست به ایجاد فضایی امن برای فعالیت های فیزیکی کارکنان دور کارتان بزنید، می توانید بمنظور کاهش این مشکل و تحقق خواسته تان، کارهایی را انجام دهید. در ابتدا مطمئن شوید که شرکت با کلیه کارمندان قوافق محرمانگی و عدم افشای اطلاعات را امضاء نموده است. در  گام بعدی، آن توافق محرمانه را به کارکنانتان یادآوری نمایید تا مطمئن شوید که این موضوع برای آنها نیز در این شرایط، از اهمیت بالایی برخوردار می باشد. بنا به دلایلی ممکن است که کارکنان در سالهای گذشته و در هنگام اشتغالشان در شرکت، توافقی را به ثبت رسانیده باشند. علاوه بر این، می توانید تجهیزات کامپیوتری مورد نیاز و ملزومات نرم افزاری کارکنانتان را جهت امنیت کاریشان در خانه فراهم سازید. اگر تهیه ی لپ تاب یا کامپیوترهای شخصی برای کلیه  کارکنان شرکت امکان پذیر نمی باشد، احتمالاً باید هزینه ای را برای نصب نرم افزار ویروس یاب بر روی هر کامپیوتر شخصی اختصاص بدهید. در پایان، می توانید اطلاعات مورد نیاز کارکنانتان را در قالب مستندات یا آموزش آنلاین فراهم سازید. این موضوع به آنها کمک می کند تا با هرگونه ریسک امنیتی که احتمالاً با آن مواجهه شده اند، آشنا گردند و از پس حل آن مشکل برآیند. از جمله ی این خطرات می توان به چرایی نیاز به رمز عبور در هنگام اتصال به Wi-Fi اشاره کرد.

 

 

 

 

4- دسترسی به اینترنت و تلفن همراه

 

 

برای آن دسته از کارمندانی که در داخل شهرها زندگی می کنند، دسترسی به اینترنتی پر سرعت و پوشش دهی مناسب آن بر روی تلفن همراه بسیار آسان بنظر می رسد. برای کارکنانی که در مناطق دورتر زندگی می کنند، این موضوع می تواند چالش برانگیز و هزینه بر باشد.

ممکن است در دراز مدت بخواهید بابت خدمات ارائه شده از سوی کارکنانتان به صورت ماهیانه برایشان پاداشی را در نظر بگیرید تا این اطمینان را بوجود آورید که آنها قادرند وظایفشان را به نحو احسن از منزل انجام بدهند. همچنین احتمالاً بخواهید به برنامه نرم افزاری ویدئوکنفرانس اتکاء کنید تا در صورت عدم دسترسی به تلفن همراه از آن برای برقراری ارتباطی زنده بهره بجویید.

 

 

5- ملزومات سخت افزاری

 

با توجه به عملکرد اجرایی تان لازم است کارکنان برای گسترش و تست سیستم ERP به امکانات سخت افزاری مانند اسکنر، دسترسی داشته باشند. برای این منظور، شاید لازم باشد از آن دسته از کارکنانتان که در شرکت حاضر می شوند، استفاده نمایید. بهرحال اگر این قابلیت هم برایتان امکان پذیر نمی باشد، شاید لازم باشد از تأمین این تجهیزات به میزان کافی خاطرجمع شوید چرا که احتمال دارد برای کارکنانتان دشوار باشد تا سخت افزارهای مورد نیاز را برای ارائه ی راهکاری مناسب به اشتراک بگذارند.

 

 

 

erp

 

6- ابتلای ناگهانی به بیماری

 

 

حتی با وجود شرایطی نرمال، همیشه خطر ابتلای تعدادی از کارکنان به بیماری وجود دارد. بهرحال هرچه ابتلای افراد جامعه به کووید19 بالاتر باشد، درصد رخ دادن این ریسک هم بیشتر می شود. علاوه بر این، اگر تست شخصی مثبت باشد، برای سایر کارکنان پروتکل های بهداشتی در نظر گرفته می شود که بتوانند از خود مراقبت بکنند و این اتفاق نیزعواقبی را بهمراه خواهد داشت.

 

به منظور آمادگی برای شرایطی سخت تر لازم است تا از کارمندان، مستندات کاریشان را دریافت نموده و متناسب با شرایط شان برنامه ها را بطورمرتب بروزرسانی کنید. انجام این کار، عبور از شر ایط سخت را راحت تر می نماید.

 

 

 

erp

 

7- آموزش

 

 

آموزش کارکنان برای یادگیری آنها در استفاده ی صحیح از سیستم جدید ERP، یکی از چالش برانگیزترین موارد در دوران دورکاری محسوب می شود. به عنوان مثال، هنگامی که کارکنان در طول آموزش با مشکلی روبرو می شوند، مربیان آنها قادر به همراهی کارکنان و کمک به آنها برای حل مشکلشان نیستند. همچنین به محض اینکه کارکنان فعالیتشان را در سیستم جدید آغاز می کنند، آموزش و یادگیری آنها از یکدیگر کاری دشوار بنظر می رسد چرا که در این روزها و با آموزش از راه دور، امکان برقراری گفتگویی سریع و کاربردی بین آنها وجود نخواهد داشت.

 

در اختیار داشتن روشهای متفاوت آموزشی بمنظور دسترسی کارکنان به آنها اهمیت دارد، از جمله می توان به آموزش از راه نرم افزار ویدئو کنفرانس، مستندات، برگه های محرمانه و یادگیری الکترونیکی، اشاره کرد. هرگونه عملی که بتواند انتقال به سیستم جدید ERP را آسان سازد، روشی مؤثر قلمداد می گردد.

 

 

8- اختلاف زمان در نواحی مختلف

 

ممکن است که تعدادی از اعضای تیم کاری مرتبط با اجرای سیستم ERP در سایر کشورها و با زمانهایی متفاوت زندگی کنند که این خود می تواند چالشی دیگر را درهنگام برنامه ریزی برای قرارهای کاری بوجود اورد. از آنجایی که سفرهای بین المللی تقریباً متوقف شده است، در اختیار داشتن اعضای تیم دورکار جهت فعالیت در سایت غیرممکن بنظر می رسد.

 

همانطور که پیشتر اشاره شد، می توانید ساعاتی را در نظر بگیرید که کلیه ی افراد حاضر باشند. این استراتژی هنگامی جواب می دهد که زمانهای کاری با هم اشتراک پیدا می کنند. همچنین بطور متناوب از کارکنانتان بخواهید که به شکل دورکارفعالیت خود را ادامه دهند و در مواقع بحرانی زمانبندی کارهایشان را تغییر دهید تا بهتر بتوانند با سایر اعضا هماهنگ شوند.

 

 

erp

 

9- برگزاری ملاقات ها بدون استفاده از زبان بدن (Body Language)

 

 

عکس العمل فیزیکی افراد در هنگام دریافت یا به اشتراک گذاشتن اطلاعات می تواند نشان دهنده ی احساسات آنها نسبت به مطالب ارائه شده باشد. با حجم بالایی از اطلاعات که این روزها از راه دور به اشتراک گذاشته می شود، دیدن عکس العمل افراد نسبت به آن اطلاعات غیرممکن می باشد.

 

بکارگیری نرم افزار ویدئوکنفرانس به شما کمک می کند تا بتوانید تعداد افراد شرکت کننده را ببینید، افرادی را که مشارکت نمی کنند را در نظر بگیرید و تعداد دوربین هایی را که روشن هستند را مشاهده نمایید. هنگامی اطلاعاتی را به اشتراک می گذارید که احتمالاً بازخوردی منفی را در پی دارد، زمانتان را برای سوال و جوابها برنامه ریزی نموده و شرکت کنندگان را تشویق کنید تا در صورتیکه با بیان مشکلاتشان در زمان زنده ی ویدئوکنفرانس احساس راحتی نمی کنند، آنرا بصورت چت در فضای مجازی بیان نمایند. 

 

 

10- ارتباط

 

 

ارتباط ضعیف منجر به افت اجرای ERP می گردد. شاید کارکنان اطلاعات کافی از پروژه به منظور عملکردی مناسبتر را نداشته باشند و بعلاوه، شناخت توقعات از آنها و همچنین شناخت کسی که بمنظور پاسخگویی به سوالات و بازخورد کارکنان با آنها ارتباط برقرار می کنند، مهم می باشد.

 

با افزایش دورکاری کارکنان، برنامه ریزی برای برقراری ارتباطی بهتر درآغاز پروژه اهمیت فراوانی دارد. هدف از این ارتباطات کسب اطمینان از سوی کارکنان جهت دسترسی به شما می باشد. همچنین  با بکارگیری وب سایت بصری پروژه، می توانید اطلاعات را به اشتراک گذاشته و دسترسی ها را ، کنترل کنید و با حفظ کل پروژه در قالب یک مجموعه واحد، کارکنان تنها قادربه مشاهده ی مواردی خواهند بود که بدان نیاز دارند.

 

 

 

 

منبع : 

 


به اشتراک بگذارید :


جويا افزار ماندگار پرسيا ( جام پرسيا ) توليد كننده نرم افزارهاي يكپارچه سازماني  :

 

. نرم افزار برنامه ريزي منابع سازمان ( Enterprise resource planning  ( ERP

. مديريت زنجيره تامين ( Supply Chain Management ( SCM

. مديريت منابع مالي ( Financial Resource Management ( FRM

. مديريت بودجه (Budget Management)

. مديريت منابع انساني ( Human Resource Management ( HRM

. مديريت منابع توليد ( Manufacturing Resource Management ( MRP

. مديريت فرآيند كسب و كار ( Business Process Management ( BPMS

. مديريت ارتباط با مشتري ( Customer Relationship Management ( CRM

. مدير وظايف (Task Management)

. هوشمندي كسب و كار Business Intelligent

. داشبورد مديريتي (Dashboards)

. اتوماسيون اداري ( Office Automation)

. موتور قانون (Rule Engine)

. گزارش ساز( Report Generator)

 

 

 

تماس با واحد مشاوره و اطلاع رساني : 02188844244

 

 

ارتباط از طريق واتساپ

 

 


 ثبت نظر